Die Gehaltsabrechnung legt dar, wie sich das Gehalt bzw. der Lohn eines angestellten Arbeitnehmers zusammensetzt. Mit Gehalt wird ein monatlicher Festbetrag bezeichnet, der unabhängig von den geleisteten Arbeitsstunden gleichbleibt. Der Lohn hingegen kann monatlich schwanken, je nachdem, wie viele Stunden der Arbeitnehmer gearbeitet hat. Nach §108 GewO ist der Arbeitgeber verpflichtet, seinen Mitarbeitern die Abrechnung jeden Monat schriftlich zukommen zu lassen. Der Arbeitnehmer benötigt dieses Dokument nicht nur, um zu verstehen, wie sein Lohn berechnet wird, sondern kann es auch als Einkommensnachweis für einen Kredit oder einen neuen Vermieter verwenden.
Grundlegende Daten für die Gehaltsabrechnung
Der Kopfteil der Abrechnung enthält den Zeitraum, auf den sie sich bezieht, sowie das Erstellungsdatum des Dokuments. Auch Name und Anschrift des Arbeitgebers sind anzugeben. Die persönlichen Daten des Arbeitnehmers müssen wie folgt enthalten sein:
- Name und Anschrift
- Steuerdaten wie Steueridentifikationsnummer, Steuerklasse, Konfession, Kinderfreibetrag und Steuertage
- Sozialversicherungsdaten wie Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse, Beitragssatz, eventuelles Vorliegen einer Mehrfachbeschäftigung
- Informationen bezüglich des Urlaubsanspruchs, der bereits genommenen sowie der verbleibenden Urlaubstage
- Vertragsdaten wie Personalnummer, Geburtsdatum, Eintrittsdatum in das Unternehmen und gegebenenfalls die vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit
Die Einzelbestandteile des Gehalts bzw. Lohns
Im Hauptabschnitt der Gehaltsabrechnung wird aufgelistet, welches Gesamtbruttoeinkommen der Arbeitnehmer bezieht. Dieses setzt sich zusammen wie folgt:
- Bruttolohn/-gehalt
- + geldwerte Vorteile wie Gutscheine, Jobticket oder Firmenwagen
- + vermögenswirksame Leistungen
- + Zuschläge, beispielsweise für Nacht- oder Sonntagsarbeit
- + Beiträge zu einer betrieblichen Altersvorsorge
Von diesem Gesamtbruttoeinkommen werden die Steuern und Sozialversicherungsbeiträge abgezogen. Nicht abgeführte Steuern oder nicht gezahlte Beiträge zu den gesetzlichen Versicherungen können für Arbeitgeber ernste Folgen nach sich ziehen, da eine Unterschlagung der Sozialversicherungsbeiträge einen Straftatbestand darstellt, der mit einer Geld- oder Freiheitsstrafe geahndet wird. Um sicherzugehen, dass sich keine folgenschweren Fehler einschleichen, empfiehlt es sich, die Erstellung der Gehaltsabrechnungen an ein professionelles Lohnbüro abzugeben. Zu den Steuern und Sozialabgaben gehören:
- Lohnsteuer
- Kirchensteuer
- Solidaritätsbeitrag (dieser entfällt seit dem 01.01.2021 für 90 % der Arbeitnehmer)
- Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung
Nach Abzug dieser Beträge ergibt sich das Nettogehalt, von dem wiederum Sachbezüge und vermögenswirksame Leistungen abgezogen werden. Am Ende verbleibt der Auszahlungsbetrag, den der Arbeitnehmer auf sein Konto überwiesen bekommt.
Aufbewahrungsfristen
Gehaltsabrechnungen sind steuerrechtlich relevante Dokumente, die der Arbeitgeber mindestens sechs Jahre aufbewahren muss. Zum Zwecke der Nachprüfung bezüglich der Beiträge zu den Sozialversicherungen schreibt das Gesetz eine Aufbewahrungsdauer von zehn Jahren vor. Wenn eine betriebliche Altersvorsorge abgeschlossen wurde, so steigt die Aufbewahrungsfrist sogar auf 30 Jahre, selbst wenn der Mitarbeiter das Unternehmen schon lange verlassen hat. Insgesamt ist die Erstellung einer Gehaltsabrechnung eine komplexe Aufgabe, für die aktuelles Fachwissen erforderlich ist und die daher zur Sicherheit besser an einen Experten übertragen werden sollte.