Die nützlichsten kleinen Helferprogramme für Microsoft Excel
Ein häufiges Problem bei großen Datenmengen ist die fehlende Übersichtlichkeit. Excel bietet hier nur für einfache Konstellationen sinnvolle Lösungsansätze. So kann über die Funktion “Als Tabelle formatieren” zum Beispiel jede zweite Zeile farbig hervorgehoben werden.
Möchten Sie dagegen aus einer großen Datenmenge zusammengehörige Zeilen optisch hervorheben, ist das in der Regel, je nach Größe der Tabelle, mit viel händischer Arbeit verbunden.
Mit den heute vorgestellten Makro-Lösungen können Sie mit unterschiedliche Methoden die letzte genutzte Zeile oder letzte genutzte Spalte in der Exceltabelle ermitteln und in einer Variablen speichern. Diese Funktionen sind besonders dann äußerst wertvoll, wenn Sie bestimmte Vorgänge automatisieren wollen, der Tabellenumfang aber variieren kann.
Nachfolgend erkläre ich anhand von fünf Makros die unterschiedlichen Varianten. Die Varianten 1_1 und 1_2 nutzen dabei die Funktion UsedRange (genutzter Bereich). Die Alternativen Makros der Varianten 2_1 bis 2_3 dagegen prüfen nicht den genutzten Bereich, sondern jeweils nur eine ausgewählte Zeile oder Spalte.
Beide Lösungsansätze haben Vor- und Nachteile. Die geeignete Variante ist deshalb zwingend in jedem Einzelfall
anhand der vorliegenden Voraussetzungen im Tabellenblatt auszuwählen.
Beim Editieren von großen Exceldateien kommt es relativ häufig vor, dass Sie innerhalb einer Tabelle mehrere leere Zeilen erzeugen oder vorfinden. In der Regel werden Sie einzelne leere Zeilen nicht von Hand löschen, aber auch nicht stehen lassen wollen. Sie können Leerzeilen zwar über den Autofilter oder die Listenfunktion ausblenden, aber diese Methode nur eine Notlösung, die Sie möglichst vermeiden sollten, da dadurch die Leerzeichen lediglich ausgeblendet werden. Sobald Sie eine andere Filterauswahl treffen, werden die Leerzeilen wieder angezeigt.
Mit einem kleinen Makro können Sie auch große Exceltabellen komfortabel bereinigen und Leerzeilen endgültig löschen. Zeilen in denen mindestens eine Zelle befüllt ist, werden nicht gelöscht.
Viel Zeit und Mühe kann Ihnen dieses Makro sparen, wenn Sie aus einer Tabelle die doppelten Einträge löschen wollen. Praktische Anwendungsbeispiele sind z.B. doppelte Kundendatensätze löschen, Postleitzahlenlisten bereinigen oder Adressdaten auf doppelte Einträge prüfen.
Für das kurze Beispiel wird die Spalte A auf doppelte Einträge geprüft und wenn doppelte Einträge festgestellt werden, die jeweilige Zeile komplett gelöscht. Achtung: Sie können die Änderungen eines ausgeführten Makros nicht wieder rückgängig machen. Am Besten speichern Sie vorher die Datei nochmals ab, um ggf. die gespeicherte Datei verwenden zu können, falls das Ergebnis nicht wie gewünscht ist.
Das erste Makro, dass ich Ihnen vorstellen möchte, ist eine Lesehilfe für große Tabellen. Es wird immer automatisch die aktuelle Zeile fett hervorgehoben. Sobald mehr als eine Zeile markiert ist, passiert dagegen nichts. Das Makro hilft Ihnen also dabei, immer leicht die Werte einer Zeile lesen zu können, ohne in der Zeile zu verrutschen.
Den Programmcode fügt Ihr im VBA Editor in das jeweilige Tabellenblatt (vgl. Abbildung 1) ein! (nicht als Modul!)
Makro-Programmcode:
Private MeineZeile As Range Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Excel.Range) Dim markierteZeilen As Long markierteZeilen = Selection.Rows.Count If markierteZeilen <> 1 Then Exit Sub Else If Not MeineZeile Is Nothing Then MeineZeile.Font.Bold = False End If Target.EntireRow.Font.Bold = True End If Set MeineZeile = Target.EntireRow End Sub
AktuelleZeileFettHervorheben.xls