Excel Makros mit dem Makro-Rekorder aufzeichnen

Der integrierte Makro Rekorder in Excel ist, unabhängig von vorhandenen Programmierkenntnissen, ein sehr nützliches Tool. VBA Anfänger können über die Aufzeichnung wiederkehrender Arbeitsabläufe auch ohne Programmierkenntnisse ganz oder teilweise automatisieren. Aber auch fortgeschrittene Anwender können den Makro Rekorder sinnvoll nutzen. Insbesondere wenn einzelne VBA Funktionen nicht bekannt sind, können einzelne Schritte aufgezeichnet und anschließend im VBA Editor nachvollzogen werden.

Zu beachten ist allerdings, dass der aufgezeichnete VBA Code in vielen Fällen deutlich umständlicher ist, als selbst geschriebene VBA Befehle. Die Folgen von aufgeblähten Programmzeilen können sich bei größeren Projekten in verlängerten Laufzeiten direkt bemerkbar machen. Ein weiterer Nachteil ist, dass der aufgezeichnete Programmcode aufgrund seiner Länge leichter unübersichtlich wird.

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Dateien mit Excel VBA erzeugen – Teil 3 XML-Format

Dateien aus Excel können vielfach direkt in andere Anwendungen importiert werden. Manche Systeme/Anwendungen benötigen jedoch speziell aufbereitete Daten in bestimmten Speicherformaten um diese weiterverarbeiten oder nutzen zu können. An einem einfachen Beispiel zeige ich Ihnen in drei Teilen, wie Sie mit einem Excel-Makro Daten aus einer Exceltabelle in unterschiedlichen Speicherformaten erzeugen.

Teil 1: CSV/TXT-Format
Teil 2: HTML-Format
Teil 3: XML-Format

Bei XML-Dateien handelt es sich um eine erweiterbare Auszeichnungssprache (Englisch: Extensible Markup Language), abgekürzt XML, für die Darstellung von hierarchisch strukturierten Daten in Format einer Textdatei. Der Vorteil von XML-Dateien: Dieses Format kann sowohl von Menschen als auch von Maschinen gelesen werden. Die Syntax von XML wird von vielen formalen Programmiersprachen verwendet und ist ein Instrument um W3C konform eine offene verständliche Informationslandschaft für Mensch und Maschine zu gewährleisten. Auch die gängige Dokumentensprache HTML wurde als XHTML in dieses Konzept integriert, so dass XML als Definitionsbasis zu Grunde liegt. XML-Dateien werden für die Weitergabe und Weiterverarbeitung von Informationen genutzt und werden aufgrund der einfachen Syntax von vielen Systemen unterstützt. Soviel zum Hintergrund von XML-Dateien.

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Dateien mit Excel VBA erzeugen – Teil 2 HTML-Format

Dateien aus Excel können vielfach direkt in andere Anwendungen importiert werden. Manche Systeme/Anwendungen benötigen jedoch speziell aufbereitete Daten in bestimmten Speicherformaten um diese weiterverarbeiten oder nutzen zu können. An einem einfachen Beispiel zeige ich Ihnen in drei Teilen, wie Sie mit einem Excel-Makro Daten aus einer Exceltabelle in unterschiedlichen Speicherformaten erzeugen.

Teil 1: CSV/TXT-Format
Teil 2: HTML-Format
Teil 3: XML-Format

Die Erstellung von HTML-Dateien mit Inhalten aus einer Exceltabelle eignet sich besonders für die automatisierte Bereitstellung von Berichten. Der Vorteil an diesem Format ist, dass die erstellten Dateien mit allen gängigen Webbrowsern aufgerufen werden können und eine optisch ansprechende Darstellung der zusammengefassten Inhalte möglich ist. Die einzelnen Anwender benötigen zur Ansicht der erstellten HTML-Dateien selbst weder MS Excel noch eine vergleichbare Office Anwendung. Auch kann so sichergestellt werden, dass die ursprüngliche Datei nicht verändert oder gelöscht wird. HTML-Dateien können auch wahlweise im Internet oder nur im Firmennetzwerk bereitgestellt werden. Die Anwendungsmöglichkeiten sind zahlreich.

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Dateien mit Excel VBA erzeugen – Teil 1 CSV/TXT-Format

Dateien aus Excel können vielfach direkt in andere Anwendungen importiert werden. Manche Systeme/Anwendungen benötigen jedoch speziell aufbereitete Daten in bestimmten Speicherformaten um diese weiterverarbeiten oder nutzen zu können. An einem einfachen Beispiel zeige ich Ihnen in drei Teilen, wie Sie mit einem Excel-Makro Daten aus einer Exceltabelle in unterschiedlichen Speicherformaten erzeugen.

Teil 1: CSV/TXT-Format
Teil 2: HTML-Format
Teil 3: XML-Format

Für den Import/Export von Dateien werden grundsätzlich verschiedene Dateiformate genutzt. Die gängigsten hierfür genutzten Formate sind Textdateien, bei denen die Datensätze ohne die Informationen zur Formatierung der Zellwerte gespeichert werden und mit einem fest definierten Trennzeichen (z.B. Semikolon) oder einer festgelegten Breite die Abgrenzung der Spalten sicherstellen.

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Per VBA-Makro eine Email mit Outlook versenden

Sie möchten einen Bericht aus einer Exceltabelle erstellen und anschließend per Email versenden? Auch der Versand einer kompletten Exceldatei oder eines bestimmten Tabellenblatts ist relativ einfach mit VBA realisierbar. Mit dem nachfolgenden Musterbeispiel zeige ich Ihnen wie Sie mit Hilfe eines VBA-Codes eine Email versenden können. Voraussetzung für die Nutzung ist, Sie haben neben Microsoft Excel auch das Programm Microsoft Outlook installiert und darin ein Emailkonto eingerichtet.

Weitere Voraussetzung, im VB-Editor muss in der Exceldatei eine der beiden Objektbibliotheken aktiviert sein:

  • Microsoft Outlook 15.0 Object Library
  • Microsoft 15.0 Object Library

Die Nummer 15.0 steht hierbei für die genutzte Office-Version (15.0 entspricht z.B. Office 2013).

Nun zum eigentlichen VBA-Code. Hier gibt es einige Möglichkeiten den Versand individuell zu gestalten. In den beiden folgenden Makros wird die Email erstellt und zunächst angezeigt (1. VBA-Code), bzw. automatisch versendet (2. VBA-Code):

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Dateinamen eines Verzeichnisses mit VBA auslesen und in Excel schreiben

Mit einem kleinen Makro können Sie ganz bequem sämtliche Dateinamen inklusive der Dateiendungen in Excel schreiben. Das nachfolgende Makro brauchen Sie hierfür lediglich in ein Modul Ihrer Exceldatei hinzufügen. Alternativ können Sie auch die im Anschluss an diesen Beitrag anghängte Musterdatei nutzen.

Bevor Sie starten gibt es zwei Wichtige Punkte zu beachten. Vor dem Ausführen des Makros müssen Sie den Ordnername noch abhändern. Im Beispiel würde das Makro ansonsten im Laufwerk “C:\” den Ordner mit dem Namen “Ordnername” suchen und falls vorhanden die Dateien dieses Ordners in Spalte A ab Zeile 1 auflisten. Sofern der Ordnerpfad nicht vorhanden ist, erhalten Sie die Fehlermeldung “Laufzeitfehler ’76’: Pfad nicht gefunden”.

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Stolperstein Formatierung in UserForm TextBox

In programmierten Formularen (UserForm) kommen häufig Eingabefelder in Form einer TextBox zur Anwendung. Meistens sollen die darüber eingegebenen Werte umgehend weiter verarbeitet werden. Und hier gilt es ggf. gleich von Beginn an Fehler zu vermeiden. Der Inhalt einer TextBox wird nämlich ohne weiteres Eingreifen grundsätzlich immer als String behandelt. Sollen in einer TextBox jedoch Zahlen erfasst werden, die anschließend zum Beispiel miteinander verglichen oder summiert werden sollen, müssen diese zuvor umformatiert werden.

Was passiert, wenn die Inhalte der TextBox-Felder nicht formatiert werden? Den Fehler wird man unter Umständen nicht sofort merken.

TextBox Eingabefelder in Userform

Unterschiede in der Sortierung von Texten und Zahlen:
Angenommen Sie haben eine UserForm in der die Eingabe einer Zahl “von” und einer Zahl “bis” erfolgen soll. Anschließend möchten Sie prüfen, ob die Eingabe korrekt erfolgt ist, also die Zahl “von” wirklich kleiner als die Zahl “bis” ist.

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Mit VBA nach Datum filtern

Ziemlich banal ist eigentlich der heutige VBA Tipp. Allerdings ist das Internet voll von Fragen zu diesem Thema. Und die Lösungsvorschläge funktionieren mal besser, mal schlechter. Meistens sind es improvisierte Ideen, die das eigentliche Problem umgehen (z.B. Umformatieren in einen String etc.). Die Lösung dieses alltäglichen Problems bereit daher offensichtlich so manches Kopfzerbrechen. Gerade auch deshalb weil der Makro Rekorder das Problem nicht lösen kann. Gemeint ist das Ansteuern eines Autofilters über ein VBA Makro wenn eine Datumsspalte gefiltert werden soll. Nachfolgend stelle ich Ihnen jeweils einen passenden VBA Code vor um eine Datumsspalte nach den gängien Varianten:

  • Datum ist gleich
  • Datum ist größer als
  • Datum ist kleiner als
  • Datum liegt zwischen
  • Datum ist größer als das aktuelle Tagesdatum
VBA Makro Lösung

Grundsätzlich ist bei den nachfolgenden Beispielen zu beachten, dass die zu filternde Spalte im Datumsformat “TT.MM.JJJJ” vorliegen muss. Ggf. können Sie die Spalte umformatieren, wenn ein anderes Format vorliegt. Sofern eine andere Datums-Variante genutzt werden soll, sind die Makros entsprechend anzupassen. Für die jeweiligen Beispiele wurde das Datum in eine Variable (Datum, Datum1, Datum2) vom Datentyp “Date” gespeichert. Sie können natürlich auch eine Inputbox, einen Zellwert oder ähnliches als Grundlage für die Filterfunktion verwenden.

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Laufen Excel Makros auf Smartphone und Tablet Apps?

Inzwischen erhalte ich vermehrt Anfragen zu Makros die z.B. auf iOS-Systemen wie dem iPhone oder dem iPad von Apple laufen. Das Smartphone wandelt sich immer mehr zum mobilen Büro. Emails checken und im Internet surfen ist längst üblich. Aufgrund der Preisentwicklungen auf dem Mobilfunkmarkt auch kein Wunder. Inzwischen gibt es für unter 10 Euro Paketpreise mit z.B. 250 Freiminuten + 250 SMS in alle Mobilfunknetze und das Festnetz, sowie einer 500 MB Internet-Flatrate (z.B. Tarif SMART500 bei www.deutschlandsim.de). Und das Beste bei diesen Angeboten, inzwischen gibt es sie ohne sich für 24 Monate binden zu müssen. Mindestlaufzeit 1 Monat! Sobald mein 24-Monate-Knebelvertrag im Januar 2016 ausläuft, werde ich mir einen monatlich kündbaren Tarif sichern.

Excel Makros auf Smartphones und Tablets nutzen

Aber zurück zu den Anfragen bezüglich Makros, die auf dem Smartphone oder Tablet laufen sollen. Aktuell entwickle ich ausschließlich Makros, die mit Windows Betriebssystemen garantiert kompatibel sind. Bei anderen Betriebssystemen und alternativen Office-Anwendungen wie z.B. WPS Office kann die Unterstützung von VBA nicht immer gegeben sein. Anfragen zu Programmieraufträgen für iOS oder Android Geräten kann ich daher aktuell nicht erfüllen.

 

Zusammenhängende Datensätze farbig hervorheben

Ein häufiges Problem bei großen Datenmengen ist die fehlende Übersichtlichkeit. Excel bietet hier nur für einfache Konstellationen sinnvolle Lösungsansätze. So kann über die Funktion “Als Tabelle formatieren” zum Beispiel jede zweite Zeile farbig hervorgehoben werden.

Möchten Sie dagegen aus einer großen Datenmenge zusammengehörige Zeilen optisch hervorheben, ist das in der Regel, je nach Größe der Tabelle, mit viel händischer Arbeit verbunden.

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