Anzahl verarbeiteter Datensätze mit VBA protokollieren

Verarbeitete Datensätze protokollieren

Heute stelle ich Ihnen eine Möglichkeit vor, die Anzahl der verarbeiteten Datensätze fortlaufend zu zählen. Das ist insbesondere dann sehr hilfreich, wenn Sie kostenpflichtige Webservices wie zum Beispiel die Google Maps API nutzen. Sie erhalten so einen sehr einfachen Überblick über die Anzahl der abgefragten Datensätze und können entsprechend die anfallenden Kosten kalkulieren. Auch ist es möglich einen monatliches Abfragebudget zu definieren, das nicht überschritten werden soll. Darüber hinausgehende Anfragen an die API-Schnittstelle können anschließend unterbunden werden.

Die nachfolgend vorgestellten VBA Routinen beinhalten allerdings nur die notwendigen Hilfsmittel um entsprechende Datenabfragen zu zählen und zu protokollieren. Das Beispiel beinhaltet kein Makro um tatsächlich eine Anfrage an die Google Maps API zu senden. Das sollte an dieser Stelle nur ein Hinweis für ein praktisches Anwendungsbeispiel sein.

VBA Routinen zum Messen der verarbeiteten Datensätze

Im Wesentlichen werden für das zählen und protokollieren der verarbeiteten Datensätze zwei VBA Routinen zusätzlich zur eigentlichen VBA Routine für die Verarbeitung der Datensätze benötigt. Bevor die Datensätze verarbeitet werden, wird zunächst der Stand der bereits verarbeiteten Datensätze aus einer externen Datei eingelesen. Hierfür wird im Beispiel eine einfache unformatierte Textdatei im TXT-Format genutzt. Reihenfolge der Verarbeitung:

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Wissenswert: Sverweis Funktion und Makro Alternative

Die Sverweis Formel-Funktion ist eine der beliebtesten Excel Funktionen überhaupt. Die Nutzung kann allerdings auch Probleme bereiten und die Performance bei großen Tabellen stark beeinträchtigen. In diesem Beitrag erfahren Sie, wofür Sie die Sverweis-Funktion nutzen können, worauf Sie achten müssen und schließlich was alternativ Makros leisten können. Dazu stelle ich Ihnen zwei Makros vor. Das erste Makro nutzt die Sverweis-Tabellenblatt-Funktion vlookup() in VBA und bietet somit alle Möglichkeiten der Formel-Funktion. Das zweite Makro stellt die Funktionsweise in ähnlicher Weise nach und bietet im Praxiseinsatz noch weitere Möglichkeiten, die mit der Sverweis-Funktion sonst nicht zu realisieren sind.

Sverweis-Formel im Tabellenblatt
Mit der Sverweis-Funktion können Sie grundsätzlich fehlende Daten aus einer anderen Tabelle zuspielen. Haben Sie zum Beispiel eine Liste mit Postleitzahlen bei denen die Orte fehlen können Sie über einen Sverweis in einer zusätzlichen Spalte die Orte in Abhänigkeit zur Postleitzahl hinzufügen. Voraussetzung ist, dass Sie über ein Postleitzahlenverzeichnis verfügen in denen zu allen Postleitzahlen die Orte gespeichert sind. Sie benötigen also eine Datenbasis aus der Sie die fehlenden Werte zuspielen können. Es sind dabei allerdings noch drei Punkte unbedingt zu beachten.

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Zum Prüfvermerk Bearbeitungsdatum und Bearbeiter dokumentieren

Arbeiten mehrere Personen mit einer Exceldatei kann es notwendig werden, das jeweilige Bearbeitungsdatum und den zuständigen Ansprechpartner nachvollziehen zu können. Müssen große Listen abgearbeitet werden, kann z.B. eine Spalte für einen Prüfvermerk in die Exceldatei integriert werden. Sind es immer dieselben Eintragungen, die vorgenommen werden sollen, z.B. um im Rahmen einer Bestellabwicklung den aktuellen Status festzustellen kann diese Spalte mit einer Dropdown-Box bereits alle möglichen Vermerke bereitstellen, so dass der Vermerk nur noch aus der Liste ausgewählt werden muss. Um hinterher noch nachvollziehen zu können, wann und wer diesen Vermerk hinzugefügt hat, stelle ich Ihnen heute eine recht einfache Lösung für ein entsprechendes Excel Makro vor. Die Beispieldatei können Sie am Ende des Beitrags herunterladen. Für die Funktion des Makros müssen Makros aktiviert sein!

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