Lohnabrechnung oder Buchhaltung mit Excel: Tipps und Alternativen

Lohnabrechnung oder Buchhaltung mit Excel: Tipps und Alternativen

Mit Blick auf das Programm Excel von Microsoft lässt sich die Welt grundlegend in zwei Lager einteilen. Da wären auf der einen Seite die passionierten Excel-Hasser, die um die Software so gut es geht einen weiten Bogen machen. Kompliziert anmutende Formeln, bunte Grafiken sowie scheinbar endlose Tabellen hinterlassen speziell bei denjenigen, die sich mit Zahlen noch nie wirklich anfreunden konnten, keinen guten Eindruck. Daneben gibt es auf der anderen Seite den Excel-Fanclub, welcher der Anwendung aufgrund seiner großen Anwendungsbandbreite seit Jahren die Treue hält. Schließlich lassen sich mit dem Tabellenkalkulationsprogramm sogar geschäftliche Aufgaben wie Lohnabrechnung oder Buchhaltung erledigen. Neugierig geworden? Dann erkläre ich Ihnen, wie Sie Excel aufrüsten können und welche Alternativen es sonst noch auf dem Markt gibt.

Buchhaltungshilfe für Freiberufler

Für alle, die im Laufe eines Jahres lediglich eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) zur Ermittlung des erwirtschafteten Gewinns vorweisen müssen (speziell Kleingewerbetreibende oder Freiberufler wie Ärzte, Journalisten oder Anwälte), kann sich der Einsatz von Excel rentieren. Im Internet finden Sie dafür zahlreiche Vorlagen, die Sie sich bequem herunterladen können. Dann kann es eigentlich fast schon losgehen. Grundvoraussetzung ist jedoch, dass Sie all Ihre Belege (Rechnungen, Fahrtenbuch etc.) feinsäuberlich sortiert aufbewahrt haben. Ordnen Sie Ihre Unterlagen am besten nach Datum und tragen Sie anschließend alle Geschäftsvorfälle chronologisch in die jeweilige Tabellenspalte ein – so behalten Sie besser den Überblick.

Wichtiger Hinweis: Es gibt vier Buchstaben, die Selbstständigen, welche Ihre Buchführung mittels digitaler Belege erledigen, regelmäßig den Schweiß auf die Stirn treiben: GoBD („Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“). Sie besagt, dass digital archivierte Dokumente unverändert bleiben müssen. Aus Sicht des Finanzamts seien Excel-Dokumente jedoch ziemlich leicht zu manipulieren. Drucken Sie, um Ärger zu vermeiden, Ihre digitalen Dateien deshalb immer zusätzlich in Papierform aus.

Lohnabrechnung leicht gemacht

Doch nicht nur in Sachen Buchhaltung finden Sie online viele Vorlagen, mit denen Sie aus Excel noch einmal einiges rausholen können. Der Computer-Klassiker eignet sich mit einer entsprechenden Schablone ebenfalls zur Berechnung von Löhnen oder Gehältern. Wo manuell mehrere Schritte nötig sind, um von brutto zu netto zu gelangen, sind die jeweiligen Parameter wie Lohnnebenkosten, Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer in der Vorlage schon hinterlegt. Sie müssen die Daten lediglich aktualisieren, falls sich Hebesätze geändert haben.

Es gibt noch Alternativen

Falls Sie in Sachen Buchhaltung oder Gehaltsabrechnung den Schritt zum Selbstbucher wagen wollen, gibt es auf dem Markt neben Excel noch viele andere Lösungen, mit denen Sie diese Aufgaben unkompliziert sowie kostengünstig erledigen können:

      MonKey Office: Mit dieser Anwendung behalten Sie nicht nur Einnahmen und Ausgaben im Blick. Zusätzlich können Sie Zahlungseingänge überprüfen sowie im Ernstfall sogar Mahnungen verschicken. Mit Hilfe zweier kostenpflichtiger Addons können Sie außerdem Ihre Anlageverwaltung sowie die komplette Fakturierung eigenständig übernehmen.
      GnuCash: Das Tool verfügt neben der EÜR ebenfalls über die doppelte Buchhaltung. Mittles übersichtlicher Kontobücher behalten Sie außerdem Buchungen sowie Kreditkartenumsätze im Griff.
      Taxpool-Buchhalter Mini: Für alle, die nach dem Einnahmen-Überschuss-Prinzip arbeiten, ist diese Software eine gute Empfehlung. Mit einem Klick auf die Funktion „Berichte“ spuckt das Tool im Handumdrehen hilfreiche Statistiken oder Grafiken aus. Hinzu kommt die DATEV-Kompatibilität, die den Austausch zwischen verschiedenen Datenbanken erleichtert.
      YaBS: Rechnungen oder Mahnungen zu erstellen war noch nie so einfach. Zudem können Sie mit YaBS wichtige Daten im Nu als E-Mail-Anhang verschicken oder das Tool an die Verwaltung Ihres Online-Shops binden.
      Perfect Lohn und Gehalt: Mit dieser Freeware legen Sie in Nullkommanichts Profile für Ihre Mitarbeiter an. Netto-Brutto-Rechnungen erledigen sich fast von selbst. Sogar die Berechnung von Einmalzahlungen sowie Sonderzuschlägen ist kein Problem. Auf welche Weisen Sie im Arbeitsalltag sonst noch von Anwendungen wie diesen profitieren, können Sie in diesem Leitfaden zum Thema „Lohnabrechnungssoftware“ nachlesen.

Sichern Sie sich mit einem Computerprogramm viele Vorteile

Egal ob Excel oder eine der vielen Alternativen – die Eingliederung einer Software im Zuge der Buchhaltung oder Lohnabrechnung in den Arbeitsalltag kann ein echter Gewinn sein. Schließlich können Sie mit dem Einsatz spezieller Tools viel Zeit sowie Geld sparen. Achten Sie dennoch stets darauf, dass Sie wichtige Daten langfristig sammeln, aufbewahren und jederzeit auf deren Richtigkeit überprüfen. Denn in jedem Fall gilt: Die Basis muss stimmen. Sonst bringt Sie auch das beste Tool nicht weiter.

 
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