10.000 Vorlagen für Office 2007/2010 kostenlos

Heute berichte ich Ihnen von einer äußerst interessanten Aktion auf der Homepage vom Franzis Verlag. Office-Fans können sich 10.000 Vorlagen für Office 2010 kostenlos downloaden.

Für den Download ist das Paket in 4 Teile getrennt worden. Beginnend ab dem 10.09.2013 steht alle 14 Tage der nächste Teil zum Download bereit. Aktuell können sie somit Teil 1 bis 3 herunterladen. Teil 4 steht dann ab dem 22.10.2013 bereit.

Die über 10.000 Vorlagen sind fertig formatiert und bieten Ihnen für alle möglichen Gelegenheiten eine sofort nutzbare Vorlage. Das Paket beinhaltet

  • 6.000 Word-Vorlagen (z.B. Anschreiben, Abmahnungen, Einladungen, Offizielle Schreiben)
  • 2.000 Excel-Vorlagen (z.B. Stundenabrechnung, Haushaltsbuch, Fahrtenbuch)
  • 1.000 PowerPoint-Vorlagen (z.B. für Referate) und schließlich
  • 1.000 Outlook-Vorlagen für private und geschäftliche Emails.

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Straße und Hausnummer mit Excel trennen Teil 1 (Variante ohne Makro)

Ein häufiges Problem ist die Übernahme von Daten, die nicht in der gewünschten Datenqualität vorliegen. Im folgenden Beitrag stelle ich eine Möglichkeit vor, wie Sie die in einer Spalte vorliegende Anschrift bestehend aus Straße und Hausnummer mit Excel trennen können und in zwei Spalten übernehmen. Die Lösung dieser Problematik ist sogar ganz ohne den Einsatz eines VBA Makros mit den Standard-Funktionen in Excel möglich.

Teil 1: Straße und Hausnummer mit Excel trennen – Variante ohne Makro
Teil 2: Straße und Hausnummer mit Excel trennen – Variante mit Makro

Vorbereitung und Datenqualität
Ich gehe für den nachfolgenden Lösungsweg davon aus, dass die Anschriften bestehend aus Straßenname und Hausnummer untereinander in Spalte A stehen. Die Spalten B bis F werden im folgenden für Hilfsspalten und die Ergebnisse benötigt, sollten daher vollständig leer sein. Am Ende des Beitrags steht eine Beispieldatei mit den Formeln zum Download als Muster bereit.

Straße Hausnummer trennen mit Excel

Insgesamt benötigen Sie 5 Formeln um ans Ziel zu kommen. Eine Besonderheit gibt es am Ende noch für Sonderformen der Hausnummer zu berücksichtigen. Darauf komme ich am Ende des Beitrags nochmal zurück. Ich gehe für die folgenden Schritte zunächst von der idealen Datenlage (z.B. „Hartenthaler Str. 22“ oder „An der Promenade 6“) aus. Es können mehrere Leerzeichen im Straßenname vorhanden sein und es besteht zudem immer ein Leerzeichen zur Abgrenzung der Hausnummer.

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Dateien aus einer Excel-Arbeitsmappe öffnen

Gelegentlich werden Sie für eine bestimmte Aufgabe verschiedene Dateien benötigen. Das kann z.B. vorkommen wenn Sie ein Excel-Tool nutzen, dass die Bearbeitung, Datenerfassung und/oder die Erstellung von Schriftwechseln übernimmt und hierfür die Daten aus einer extern gespeicherten Adressliste, Anbieterliste etc. über ein Makro eingelesen und verarbeitet werden soll.

Heute stelle ich Ihnen zwei kleine VBA-Bausteine vor mit denen Sie während eines Makroablaufs an einer beliebigen Stelle diesen Vorgang in den automatisierten Ablauf integrieren können.

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Zahlenwerte im Format Text speichern

Im Beitrag „Zahlenwerte richtig erkennen“ habe ich Ihnen Lösungswege gezeigt, wenn Sie mit Zahlen nicht rechnen konnten, weil sie nicht als Zahl formatiert waren.

Teil 1: Zahlenwerte richtig erkennen
Teil 2: Zahlenwerte im Format Text speichern

Im heutigen Beitrag wollen wir genau das Gegenteil erreichen. Zahlen sollen als Text gespeichert werden. Sie werden sich vielleicht fragen, was dadurch erreicht werden soll. Ganz einfach, Excel erkennt keine vorangestellten Nullen. Wollen Sie z.B. eine Liste mit Kundennummern, Mitgliedsdaten oder ähnlichem führen, die mit einer oder mehrerer Nullen beginnen und mit denen keine Rechenoperationen durchgeführt geführt werden sollen, so bietet sich an, die Zahlen als Text zu formatieren. Sie können alternativ auch die Formatierung „Sonderformat“ verwenden und z.B. die Anzahl der Stellen dort festlegen. Wenn Sie so festlegen, dass immer eine neunstellige Nummer angezeigt werden soll, werden bei kürzeren Zahlen die fehlenden Stellen vorne mit einer Null angezeigt. Allerdings ist das die reine Ansicht in der Tabelle. Im Eingabefeld wird die Zahl ohne die vorangestellten Nullen angezeigt. Dadurch werden Sie Probleme haben, wenn Sie unterschiedlich formatierte Listen z.B. über einen Sverweis miteinander abgleichen wollen.

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Sichere Variablendeklaration mit Option Explicit

Häufige Fehler bei Makros sind fehlerhafte Variablen. Standardmäßig müssen Sie nicht zwangsweise eine Variable deklarieren, bevor Sie Sie verwenden können.

Sub ohneVariablenDeklaration()
Zahl = 10
MsgBox Zahl
End Sub

Im obigen Beispiel wird der Variable Zahl zu Beginn der Wert 10 zugewiesen ohne dass die Variable vorher definiert wurde. Mit MsgBox wird Ihnen in der nächsten Zeile der Wert der Variable Zahl über eine Messagebox am Bildschirm angezeigt. Tipp: Eine Ausgabe der Variable per Messagebox eignet sich auch sehr gut um einen Fehler in einem Makro zu finden. So können Sie prüfen, ob den Variablen die richtigen Werte zugewiesen worden sind, oder ob das Makro nur deshalb nicht richtig läuft, weil Sie bei der Deklaration oder Zuweisung der Variablen einen Fehler gemacht haben.

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Excel Makros beschleunigen

Umfangreiche Makros können ganz schön zeitaufwendig werden. Je nach Art und Weise, wie das Makro Befehle ausführen soll, kann der Zeitaufwand für die Ausführung eines Makros stark variieren. Besonders zeitaufwendig sind z.B. Kopiervorgänge zwischen unterschiedlichen Arbeitsmappen, aufwendige Formelberechnungen oder Filterfunktionen großer Datenmengen.

Das Hauptproblem langsam ausgeführter Makros liegt in der Regel aber nicht an den Befehlen an sich. Mit jeder geänderten Zelle aktualisiert Excel die Ansicht. Diese ständige Aktualisierung, gerade wenn durch Formeln weitere Zellen betroffen sind, bremst das Makro regelrecht aus.

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Zahlenwerte richtig erkennen

Sie kennen vielleicht das Problem. Sie haben eine Tabelle erhalten, in der sich Zahlenwerte befinden mit denen nicht gerechnet werden kann. Die Ursachen sind dafür vielfältig. Entweder sind die Zellen als Text formatiert, vor oder hinter der Zahl stehen noch Leerzeichen oder die Zahl ist mit einem Punkt an der Stelle zu den Nachkommastellen getrennt.

Teil 1: Zahlenwerte richtig erkennen
Teil 2: Zahlenwerte im Format Text speichern

Insbesondere bei großen Tabellen wollen Sie natürlich nicht Zelle für Zelle bereinigen. Dieses Problem können Sie schnell mit, aber auch ohne Makro lösen.

Am einfachsten lässt sich das Problem mit dem Punkt statt Komma lösen. Hierfür markieren Sie den entsprechenden Zellbereich (In der Beispieldatei der Bereich F3:F15) und rufen über das Menü „Bearbeiten“, „Ersetzen“ auf. Geben Sie nun unter „Suchen nach:“ einen Punkt und bei „Ersetzen durch:“ ein Komma ein. Anschließend klicken Sie auf „Alle ersetzen“ und im markierten Bereich werden alle Kommas durch jeweils einen Punkt ersetzt.

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Lesehilfe für große Tabellen: Aktuelle Zeile fett hervorheben

Das erste Makro, dass ich Ihnen vorstellen möchte, ist eine Lesehilfe für große Tabellen. Es wird immer automatisch die aktuelle Zeile fett hervorgehoben. Sobald mehr als eine Zeile markiert ist, passiert dagegen nichts. Das Makro hilft Ihnen also dabei, immer leicht die Werte einer Zeile lesen zu können, ohne in der Zeile zu verrutschen.

Den Programmcode fügt Ihr im VBA Editor in das jeweilige Tabellenblatt (vgl. Abbildung 1) ein! (nicht als Modul!)

Makro-Programmcode:

Private MeineZeile As Range

Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Excel.Range)

Dim markierteZeilen As Long

markierteZeilen = Selection.Rows.Count

If markierteZeilen = 1 Then
    If Not MeineZeile Is Nothing Then MeineZeile.Font.Bold = False
    Target.EntireRow.Font.Bold = True
    Set MeineZeile = Target.EntireRow
End If

End Sub

Abbildung 1

Statt einem Fettdruck kann die aktuelle Zeile auch anderweitig hervorgehoben werden. Dafür bietet sich eine farbliche Änderung der Schriftart oder des Hintergrunds an.
Ersetzen Sie hierfür den Programmcode der Zeile

Target.EntireRow.Font.Bold = True

für die Schriftfarbe mit

Target.EntireRow.Font.Color = -16776961

für die Hintergrundfarbe mit

Target.EntireRow.Interior.Color = 65535

Eine weitere Option könnte sein, die Schriftgröße der aktuellen Zeile zu ändern.

Target.EntireRow.Font.Size = 18

Bei der Nutzung der drei vorgenannten Varianten ist jeweils gleichzeitig die Änderung beim Verlassen der Zeile rückgängig zu machen. Hierfür ersetzen Sie den Programmcode der Zeile

If Not MeineZeile Is Nothing Then MeineZeile.Font.Bold = False

für die Schriftfarbe mit

If Not MeineZeile Is Nothing Then MeineZeile.Font.ColorIndex = xlAutomatic

für die Hintergrundfarbe

If Not MeineZeile Is Nothing Then MeineZeile.Interior.Pattern = xlNone

bzw. für die Schriftgröße mit

If Not MeineZeile Is Nothing Then MeineZeile.Font.Size = 10

Bei allen Varianten sollten Sie im Blick haben, dass ggf. vorhandene Formatierungen durch den Wechsel der Zeile überschrieben werden und auch beim Verlassen der Zeile nicht mehr zurückgesetzt werden. Prüfen Sie deshalb zunächst, ob in Ihrer Tabelle bereits Formatierungen vorhanden sind, die erhalten bleiben sollen. Arbeiten Sie z.B. bereits mit Fettdruck um bestimmte Zellwerte hervorzuheben, sollten Sie diese Variante nicht verwenden, sondern dann ggf. alternativ eher die Schriftfarbe ändern. Das gilt natürlich nur dann, wenn bisher keine unterschiedlichen Schriftfarben genutzt werden.

Beim Verlassen der Zeile wird diese immer auf die Standardwerte schwarze Schrift, keine Hintergrundfarbe, ohne Fettdruck oder Schriftgröße 10 zurückgesetzt. Je nachdem welche Variante des VBA Codes Sie in Ihrem Makro verwenden.

Möglich ist jedoch auch eine Kombination mehrerer Varianten. Fügen Sie dann direkt untereinander die gewünschten Zeilen ein. Vergessen Sie auch hier immer das Gegenstück nicht um beim Verlassen der Zeile die Formatierung wieder zurückzusetzen.

Möchten Sie andere Farben für die Kennzeichnung nutzen, können Sie den zugehörigen Farbcode z.B. über die Aufzeichnung eines Makros ermitteln. Lesen Sie hierzu auch den Artikel Excel Makros mit dem Makro-Rekorder aufzeichnen

Beispieldatei:
aktuelle_zeile_fett_hervorheben.xlsm